Protokol ohledně povinnosti hlášení úniku dat
Úvahy
- Dena Textile Productions B.V. klade důraz na dobré zabezpečení jejich (elektronických) systémů, v nichž jsou uloženy a zpracovávány osobní údaje.
- Není nikdy možné zcela zabránit úniku dat.
- Dena Textile Productions B.V. je na základě Nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) povinná hlásit (závažné) úniky údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů a dotčeným osobám.
- Dena Textile Productions B.V. si přeje plnit své právní povinnosti.
- Dena Textile Productions B.V. proto formuloval politiku, aby jednal co nejadekvátněji v případě, že by došlo k úniku dat.
1 - Definice úniku dat
Dochází k úniku dat, pokud dojde k porušení zabezpečení, které náhodou nebo protiprávně vede ke zničení, ztrátě, změně nebo neoprávněnému zpřístupnění nebo neoprávněnému přístupu k přenášeným, uloženým nebo jinak zpracovávaným datům.
2 - Interní odpovědná osoba za hlášení úniku dat
Dena Textile Productions B.V. určila interní odpovědnou osobu pro zpracování úniku dat. Tímto odpovědným je oddělení Marketing, jako prvního kontaktu: Rolf van Eden.
3 - Interní hlášení v případě objevení úniku dat
Osoba, která odhalí únik dat v Dena Textile Productions B.V., o tom bez prodlení informuje interního odpovědného. Pokud je to možné, osoba, která odhalila únik dat, zajistí, aby bylo únikem uniklých údajů okamžitě na dálku smazáno nebo zpřístupněno.
4 - Vyšetřování interním odpovědným
Interní odpovědný osoba vyšetřuje mimo jiné: zda došlo ke ztrátě osobních údajů nebo zda mohou být neoprávněně použity; které oddělení nebo osob v organizaci je zapojena do úniku dat; zda je v incidentu zapojena zpracovatelská osoba.
5 - Náprava úniku dat
Interní odpovědná osoba zastaví únik dat, pokud je to ještě možné, a podnikne další nezbytná opatření k co nejlépe nápravě úniku dat.
6 - Stanovení důsledků úniku dat
Interní odpovědná osoba vyšetřuje možné důsledky úniku dat na základě povahy a rozsahu uniklých údajů a určuje, jaké nepříznivé důsledky mohou být pro dotčené osoby.
7 - Spolupráce na poskytnutí informací o úniku dat
Osoba, která objevila/nahlásila únik dat, poskytne plnou spolupráci interní odpovědné osobě tím, že co nejrychleji a nejlépe (písemně) odpoví na otázky týkající se: co se stalo; nehoda nebo úmysl; kdy se to stalo; kdy bylo objeveno; typ uniklých dat; stav šifrování; možnost bezpečného vymazání; možné důsledky; dotčené skupiny; počet osob; zapojení zemí EU; technická/organizační opatření.
8 - Dostupnost personálu po odhalení úniku dat
Vedoucí oddělení, kde k úniku dat došlo, stejně jako osoba, která únik dat odhalila, a každá osoba, která je svou funkcí nebo vědomostmi schopna podniknout opatření organizatorního a/nebo technického charakteru, se během prvních 24 hodin po odhalení úniku dat zdrží k dispozici.
9 - Rozhodnutí o hlášení úniku dat
Interní odpovědná osoba se rozhodne co nejdříve, v každém případě však do 60 hodin od objevení, zda je hlášení nutné. Únik dat se obecně vždy hlásí Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud není pravděpodobné, že by únik dat představoval riziko pro práva a svobody dotčených osob.
10 - Hlášení úniku dat Úřadu pro ochranu osobních údajů a/nebo dotčeným osobám
Interní odpovědná osoba se postará o hlášení. Hlášení se provádí co nejdříve po objevení a nejpozději do 60 hodin od objevení úniku dat. Žádný jiný zaměstnanec nesmí hlásit samostatně.
11 - Důsledky hlášení úniku dat
Má-li únik dat negativní důsledky, určí interní odpovědná osoba způsob informování, následné péče a nezbytných opatření. Došlo-li k úniku dat - bez ohledu na to, zda bylo hlášeno či nikoli - jsou bez zbytečného odkladu přijata adekvátní technická a/nebo organizační opatření.
12 - Vedení záznamu úniku dat
Interní odpovědná osoba vede záznamy o: popisu incidentu, datu/čase úniku dat, datu zjištění, typu údajů, kategorií dotčených osob, počtu osob, zapojení zemí EU, stavu hlášení autoritám a dotčeným osobám, způsobům informování, důsledkům a provedeným opatřením.
Dotazy ohledně (možného) úniku dat je možné adresovat na privacy@dena.nl.